Các khía cạnh chính của giao tiếp chính thức giữa các cá nhân, các tiêu chuẩn và lĩnh vực áp dụng của nó. Các giống cụ thể và các quy tắc hạn chế loại tương tác này. Giao tiếp chính thức giữa các cá nhân là một loại tương tác giữa những người được chấp nhận trong xã hội và được sử dụng cho những người lạ hoặc người quen mà cuộc trò chuyện không sâu sắc đến mức độ tình cảm và hoàn toàn mang tính chất thông tin. Bị giới hạn bởi các quy tắc ứng xử và phép xã giao, thường được chấp nhận và ràng buộc.
Mô tả giao tiếp chính thức giữa các cá nhân
Giao tiếp là kiểu tương tác quan trọng nhất giữa các cá nhân, nếu không có nó thì rất khó hình dung sự tồn tại và phát triển của cá nhân. Nó rất cần thiết trong mọi mặt của cuộc sống con người. Tùy thuộc vào nơi giao tiếp của một người, hai loại chính có thể được phân biệt: chính thức và không chính thức. Sự khác biệt chính giữa thứ nhất là sự hiện diện của nhiều thái độ khác nhau, những thái độ này giới hạn một người trong các phán đoán và biểu thị một khuôn khổ cụ thể không thể vượt qua.
Một tên khác của giao tiếp chính thức là dựa trên vai trò. Có nghĩa là, một vai trò cụ thể trong xã hội được tính đến, điều chỉnh mối quan hệ và đạo đức hành vi giữa hai người. Mỗi cá nhân đều có một dấu ấn riêng về xã hội nơi người đó lớn lên, điều kiện hiện tại của anh ta và những quyền hạn được giao cho anh ta. Anh ta thực hiện một số loại vai trò trong mối quan hệ với người đối thoại của mình và chiếm một vị trí đòi hỏi một thái độ thích hợp đối với bản thân. Đó là lý do tại sao chúng ta có thể nói rằng loại hình giao tiếp chính thức được thực hiện trong các vai trò quy định cho tất cả mọi người.
Ví dụ, một người làm việc ở vị trí cao và giao tiếp với cấp dưới của mình như một ông chủ, yêu cầu anh ta phải hoàn thành nhiệm vụ công việc của mình. Ở đây, bạn cần phải đối xử với anh ấy một cách tôn trọng và lắng nghe ý kiến của anh ấy một cách không nghi ngờ. Giả sử rằng một cấp dưới sống cạnh người này và thường gặp gỡ với anh ta gần hàng rào, thảo luận về cây giống, thời tiết, và thậm chí cả việc giải trí chung. Tùy chọn thứ hai sẽ được giới hạn trong giao tiếp không chính thức giữa các cá nhân, từ đó vai trò của ông chủ và nhân viên bị loại bỏ. Nếu không có những chiếc mặt nạ này, họ hoàn toàn bình đẳng trong cuộc trò chuyện.
Đó là lý do tại sao có thể lập luận rằng giao tiếp chính thức giữa các cá nhân điều chỉnh các mối quan hệ kinh doanh, vốn bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố quan liêu. Nó rất hạn chế và tuân theo một loạt các quy tắc và quy định cũng như các tiêu chuẩn được chấp nhận phải được tuân thủ.
Sự khác biệt với giao tiếp không chính thức
Giao tiếp là một quá trình khá đa diện, và trong mỗi trường hợp, nó khác với một quá trình tương tự, vì vậy một số sắc thái cần được làm nổi bật. Chúng đại diện cho sự khác biệt chính giữa hai loại tương tác thường được sử dụng nhất trong xã hội. Xem xét các đặc điểm của giao tiếp chính thức:
- Mục tiêu … Mọi cuộc trò chuyện chính thức, dù nó có thể là gì, đều có một mục đích cụ thể, mà sự giao tiếp sẽ bị giảm bớt. Có nghĩa là, họ muốn nhận được một số thông tin hữu ích từ một người, hoặc họ cần truyền đạt một điều gì đó quan trọng cho anh ta. Trong cả hai trường hợp, cuộc trò chuyện chỉ giới hạn ở những mục tiêu này và không nên chuyển sang các khía cạnh khác. Nếu một cuộc trò chuyện chính thức không có mục đích cụ thể mà nó được tiến hành, thì nó không thể được gọi là như vậy nữa. Giao tiếp chính thức là một công cụ để họ đáp ứng nhu cầu công việc hoặc giải quyết các vấn đề hàng ngày. Nếu không cần kết quả cuối cùng của một cuộc trò chuyện như vậy, nó thậm chí không phát sinh. Đó là lý do tại sao mục đích là thuộc tính quan trọng nhất của giao tiếp chính thức giữa các cá nhân.
- Nội dung … Những gì mọi người nói về trong một cuộc trò chuyện chính thức cũng đóng một vai trò rất lớn. Đây phải là một cuộc trò chuyện rõ ràng làm rõ một số điểm làm việc cho một hoặc hai người đối thoại. Tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể, nội dung của nó phải liên quan đến công việc hoặc những mối quan hệ mà con người đang có. Cuộc thảo luận nên bao gồm các khía cạnh cụ thể của công việc. Các câu hỏi đều có nội dung chính xác, và câu trả lời ngắn gọn và có ý nghĩa. Không có chỗ cho sự hài hước tươi sáng hoặc những tình tiết tươi sáng đáng chú ý khác. Cuộc trò chuyện thông tin đặc biệt khô khan, càng hữu ích càng tốt cho một hoặc tất cả những người đối thoại.
- Trạng thái … Cần phải tính đến trong giao tiếp chính thức giữa các cá nhân. Một người phải phân biệt và hiểu rõ vai trò của người đối thoại và tùy thuộc vào đó mà xây dựng thái độ, đánh giá địa vị của chính mình. Nó được điều chỉnh bởi các quy tắc ứng xử được chấp nhận chung, đạo đức của các mối quan hệ giao tiếp và công việc. Có nghĩa là, đối xử tôn trọng và lịch sự là bắt buộc, điều này không cho phép một người bày tỏ ý kiến riêng của mình mà chỉ đóng vai trò như một chiếc mặt nạ để có được thông tin hoặc dịch vụ cần thiết.
- Tình cảm … Một trong những điểm khác biệt quan trọng nhất giữa kiểu giao tiếp chính thức và không chính thức giữa các cá nhân là thành phần cảm xúc trong cuộc trò chuyện. Đối với đầu tiên, điều này hoàn toàn không đặc biệt. Biểu hiện nét mặt hoặc với sự trợ giúp của lời nói về thái độ chủ quan của bạn với một người hoặc một yếu tố khác là hoàn toàn không được chấp nhận trong giao tiếp chính thức.
Các loại giao tiếp chính thức và đặc điểm của chúng
Giao tiếp chính thức khá đơn điệu và hiếm khi làm nổi bật những khác biệt cụ thể bằng hình thức này hay hình thức khác. Hầu hết thường được phân loại theo phạm vi. Tùy thuộc vào người mà người đó tương tác và những gì anh ta muốn đạt được từ một cuộc trò chuyện cụ thể, có thể phân biệt ba hình thức giao tiếp chính thức.
Nhập vai
Đây thực sự là giao tiếp, các quy tắc được quy định bởi các điều kiện. Tại thời điểm cụ thể này, một người đóng vai trò của mình, và trong mối quan hệ với nó, các tương tác của anh ta với những người khác được xây dựng.
Ví dụ, nếu một phụ nữ là một chuyên gia thẩm mỹ hoặc chuyên gia tư vấn và giao tiếp với khách hàng tại nơi làm việc, cô ấy sẽ sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp, giữ lịch sự, nhã nhặn, mỉm cười và làm việc của mình. Ngay cả khi cô ấy không thích người đối thoại quá nhiều, cô ấy buộc phải mỉm cười và trông thân thiện, vì cô ấy có nghĩa vụ với điều này bởi vai trò biểu diễn của mình.
Giao tiếp dựa trên vai trò được thiết kế để duy trì sự bảo vệ của các phản ứng cảm xúc mà chúng rất không mong muốn. Ngoài ra, bằng cách xây dựng đúng mẫu để tương tác với mọi người (ví dụ: khách hàng), bạn có thể đạt được kết quả chuyên môn tốt.
Một thái độ thân thiện và chào đón sẽ ảnh hưởng đến sự tham dự của salon / cửa hàng / thị trường và cải thiện hiệu suất tiếp thị. Vì vậy, chúng ta có thể nói rằng giao tiếp chính thức dựa trên vai trò là một công cụ độc đáo mà trong bàn tay khéo léo, nó biến thành một phương tiện mạnh mẽ để đạt được mục tiêu của riêng bạn.
Kinh doanh
Kiểu giao tiếp chính thức này bao gồm một cuộc thảo luận chặt chẽ về các sự kiện có liên quan đến một nguyên nhân chung. Chỉ sử dụng dữ liệu khô khan, dữ liệu này phải được thông báo cho người đối thoại. Mục đích của giao tiếp kinh doanh luôn giống nhau - lợi ích vật chất hoặc lợi ích nghề nghiệp, đạt được bằng cách tương tác với những người khác làm việc trong cùng khu vực. Thông thường, giao tiếp kinh doanh được thể hiện dưới hình thức đàm phán, trong đó tất cả các câu hỏi mà các bên quan tâm được phân phối theo phương thức bất hợp pháp và từng điểm một. Trên thực tế, với sự giúp đỡ của họ, một cuộc làm quen thông tin chi tiết đã được tiến hành. Dữ liệu được chuyển từ người này sang người khác, trong khi dữ liệu được nén hết mức có thể đến các giới hạn về tầm quan trọng và giá trị của mỗi đề xuất. Ví dụ, một người làm việc cho một công ty lớn và phải hướng dẫn cấp dưới về một dự án mới. Đó là, bằng ngôn ngữ kinh doanh, anh ta sẽ giải thích mọi thứ được cung cấp trong những trường hợp như vậy. Việc trình bày suy nghĩ càng thiếu chặt chẽ càng tốt, so sánh và lạc đề truyện tranh không phải là điển hình.
Chức năng
Được sử dụng để đáp ứng nhu cầu của họ trong cuộc sống thường ngày và tương tác tối thiểu với mọi người. Tức là trong từng trường hợp riêng biệt, nó có chức năng riêng. Ngay sau khi nó được hoàn thành, giao tiếp với người này dừng lại.
Đồng thời, không có tư cách cụ thể nào xác định sự bình đẳng của những người đối thoại. Khả năng có các cuộc họp được lên kế hoạch trước trong tương lai cũng bị loại trừ.
Ví dụ nổi bật nhất có thể là đoạn hội thoại thứ hai trong thang máy "Bạn ở tầng nào?" hoặc trên xe buýt "Xin vui lòng, cho tiền vé." Đồng thời, không quan trọng người này là ai, địa vị cao hơn hay thấp hơn. Anh ấy sẽ mãi mãi chỉ là một người qua đường.
Chỉ những quy tắc chung về phép xã giao và hành vi với người lạ mới quy định chức năng giao tiếp chính thức. Họ giữ khoảng cách giữa những người đối thoại và chia sẻ sự lịch sự và nhã nhặn ngay cả trong cuộc trò chuyện thứ hai như vậy.
Các quy tắc cơ bản của giao tiếp chính thức
Như đã đề cập ở trên, các quy tắc là nền tảng của giao tiếp chính thức. Theo mặc định, người ta cho rằng tất cả những người tham gia cuộc trò chuyện đều quen thuộc với họ và tuân thủ họ như nhau.
Để làm cho các tính năng cụ thể hơn một chút, có một số quy tắc cơ bản để giao tiếp chính thức:
- Khoảng cách … Cần có khoảng cách cả về thể chất và tâm lý giữa những người đối thoại. Tức là bạn không thể nhập tâm, hỏi han những điều cá nhân hoặc tiến đến những cấp độ giao tiếp gần gũi hơn. Cuộc trò chuyện nên trôi chảy theo một hướng và không vượt ra khỏi chủ đề hàng đầu. Cần lưu ý rằng người đối thoại có thể không thoải mái cởi mở trong cuộc trò chuyện chính thức như vậy và điều này sẽ gây ra phản ứng không mong muốn hoặc gây ra ấn tượng tiêu cực. Và điều này ít nhất sẽ làm hỏng hình ảnh.
- Thực dụng … Khi tiến hành một cuộc trò chuyện chính thức, bạn phải luôn nhớ mục đích của nó. Bạn không thể đi chệch chủ đề hoặc né tránh những câu trả lời trực tiếp. Một cuộc trò chuyện như vậy là rất nhiều thông tin và hỗ trợ, do đó nó phải ngắn gọn và thực dụng nhất có thể. Bạn không nên cố tình kéo dài cuộc trò chuyện hoặc tỏ ra lơ đễnh.
- Tiêu điểm … Đối với giao tiếp chính thức giữa các cá nhân, cuộc trò chuyện là một chiều. Tức là cuộc trò chuyện di chuyển theo một hướng nhất định và không đụng chạm đến các chủ đề khác. Bản chất của giao tiếp được truyền từ mục tiêu của anh ta, và ngay sau khi đạt được nó, nhu cầu tiếp tục cuộc trò chuyện tự nó biến mất.
- Phong tỏa cảm xúc … Giao tiếp chính thức giữa các cá nhân không ảnh hưởng đến mức độ cảm xúc. Có nghĩa là, mọi người thậm chí không đến gần để đánh giá ấn tượng của họ, phân tích hành vi của người đối thoại. Hơn nữa, không có cảm xúc trong cuộc trò chuyện, nếu bạn không tính đến sự hài hước thô lỗ chuyên nghiệp hoặc chi phí giây.
Làm thế nào để chuyển từ giao tiếp chính thức sang không chính thức
Đầu tiên bạn cần tìm hiểu và xác định cho mình lý do tại sao bạn cần phải làm điều này. Trong một số trường hợp, giao tiếp chính thức được thiết kế để bảo vệ cảm xúc con người của những người trong những ngành nghề buộc phải giao tiếp nhiều với người khác. Đây là một loại mặt nạ để bảo vệ thế giới bên trong của bạn khỏi những người lạ thậm chí có thể vô tình xâm phạm nó. Nhưng trong một số trường hợp, sự chuyển đổi như vậy chỉ đơn giản là cần thiết. Đối với điều này, điều quan trọng là phải quan sát một số khía cạnh:
- Có đi có lại … Không thể chuyển sang giao tiếp không chính thức chỉ từ một phía. Đây nhất thiết phải là một quá trình có đi có lại, đi kèm với đó là sự đồng thuận và hành vi, hành động có mục đích của cả hai bên. Có nghĩa là, người đối thoại cũng phải quan tâm đến sự chuyển đổi như vậy, hoặc ít nhất là không bận tâm.
- Tính dần dần … Đương nhiên, không thể nào, sau khi giao tiếp lâu dài ở mức độ chính thức, tại một thời điểm tốt đẹp để tiếp cận một người, vỗ vai và nói như một người bạn thân nhất. Điều này cần có thời gian, hoặc có thể bạn không nên tin tưởng vào một kết quả như vậy. Bạn nên bắt đầu bằng những câu hỏi nhỏ dần dần, những câu nói lịch sự thể hiện một nửa cách cư xử tốt và một nửa quan tâm thực sự đến cuộc sống của người kia.
- Hài hước … Thật kỳ lạ, nhưng lần đầu tiên trên con đường giao tiếp thân mật sẽ giúp bạn có thái độ tích cực và cơ hội để cùng nhau cười. Bạn nên bắt đầu với những khoảnh khắc nhỏ trong công việc có vẻ hài hước hoặc vui nhộn đối với nhiều người. Nếu một người tiếp xúc với sự giúp đỡ của sự hài hước, thì chắc chắn sẽ có cơ hội thiết lập giao tiếp thân mật.
- Sự ưu tiên … Nhiều người có thể không thích việc chuyển đổi sang không chính thức vì có nguy cơ làm mất giá trị kinh doanh của các cuộc trò chuyện. Có nghĩa là, nếu bạn giao tiếp với một người trong một thời gian dài chỉ vì lý do cần thiết, thì bạn cần phải bắt đầu theo cách đó. Trước tiên, bạn nên tìm hiểu tất cả các thời điểm làm việc và mục tiêu để giao tiếp chính thức, sau đó tiến hành "tái hợp".
Giao tiếp chính thức là gì - xem video:
Cả giao tiếp chính thức và không chính thức đều có các lĩnh vực ứng dụng riêng. Chúng đóng vai trò thành công như công cụ tương tác giữa những người thuộc các nhóm khác nhau và làm tốt công việc của họ. Giao tiếp chính thức được thiết kế để giải quyết các khoảnh khắc hàng ngày và công việc với những người mà bạn không muốn để lọt vào cuộc sống của mình, nhưng bạn vẫn phải tương tác với họ. Nó thể hiện phép xã giao trong hành động và minh chứng cho trình độ học vấn của mỗi cá nhân.
