Quản lý thời gian trong xã hội hiện đại. Tại sao mọi người không có đủ thời gian và làm thế nào để học để theo kịp mọi thứ. Các quy tắc cơ bản để quản lý hiệu quả tài nguyên tạm thời. Quản lý thời gian là khả năng kiểm soát lượng thời gian dành cho các hoạt động nhất định, quản lý nó một cách khôn ngoan, phân tích hiệu quả của công việc và tìm kiếm các nguồn lực bổ sung, do đó tăng năng suất. Những kỹ năng như vậy mang lại cho một người cơ hội không chỉ để theo kịp các hoạt động đã lên kế hoạch mà còn thực hiện nó một cách hiệu quả và vui vẻ. Khoa học nghiên cứu quá trình lập kế hoạch và quản lý nguồn thời gian của chính mình hoặc của người khác được gọi là quản lý thời gian.
Sự cần thiết phải quản lý thời gian
Vấn đề quản lý thời gian ở cấp nhà nước đã nảy sinh và bắt đầu được nghiên cứu nghiêm túc ở Nga từ những năm 1920. Nhiều lý thuyết và phương pháp tăng hiệu quả hoạt động khác nhau đã được đề xuất, bao gồm cả việc tổ chức hiệu quả cá nhân của mỗi cá nhân.
Vào những năm 70 của thế kỷ XX, ý tưởng được đưa ra rằng hệ thống quản lý thời gian cá nhân cần dựa trên tư duy hiệu quả của cá nhân, cần được phát triển. Chỉ trong năm 2007, một khoa quản lý thời gian đã xuất hiện tại một trong những trường đại học ở Moscow. Một mặt, thời gian không phải là nguồn tài nguyên vô hạn, vì vậy không có gì ngạc nhiên khi chúng ta thường xuyên thiếu nó. Tuy nhiên, mặt khác, đối với tất cả mọi người trong ngày lượng thời gian là như nhau. Vậy tại sao, với cùng một mức chi phí, một số lại làm được nhiều việc hơn những người khác, và kết quả là, đạt được kết quả cao hơn? Vấn đề không phải là số giờ, mà là hiệu quả của việc sử dụng chúng.
Nhiều người đã nhầm lẫn khi nghĩ rằng quản lý thời gian chỉ cần thiết cho những người quản lý tại nơi làm việc và những người không làm gì một cách bệnh hoạn. Trên thực tế, ai cũng phải học nghệ thuật quản lý thời gian để có thể thành công không chỉ trong công việc mà còn trong cuộc sống. Nhiệm vụ của quản lý thời gian không phải là đẩy bạn vào một khuôn khổ nào đó. Ngược lại, lập kế hoạch cho phép bạn mở rộng khuôn khổ này, vì bản thân bạn không nhận thấy có thể giải phóng được bao nhiêu thời gian, nếu được sử dụng đúng cách. Để nắm vững khoa học về quản lý thời gian, sẽ mất vài tuần đối với một người nào đó và vài tháng đối với những người khác. Tất cả phụ thuộc vào một số yếu tố:
- Sức mạnh của ý chí … Nếu không có nét tính cách này, về nguyên tắc khó đạt được kết quả gì. Do đó, nếu điều gì đó không thành công ngay lần đầu tiên, bạn không cần phải từ bỏ. Bạn cần tìm ra lý do tại sao nó không hoạt động và làm lại.
- Kỹ năng lập kế hoạch trước đây … Nếu một người biết cách lập kế hoạch cho một số hành động của mình, chẳng hạn như mua sắm, giải trí, tổ chức các sự kiện, thì anh ta nên nắm rõ các nguyên tắc cơ bản của việc lập kế hoạch. Trong trường hợp này, anh ta sẽ dễ dàng học cách quản lý thời gian hơn là một người sống ngẫu hứng cả đời. Tuy nhiên, không có gì là không thể đối với loại người thứ hai, chỉ có thể mất nhiều thời gian hơn một chút.
- Ủng hộ … Tần suất một người làm điều gì đó cho công ty: bắt đầu hoặc bỏ hút thuốc, đi tập thể dục, tham dự bất kỳ sự kiện nào. Điều rất quan trọng là phải có sự hỗ trợ từ những người thân yêu. Do đó, nếu cả nhóm hoặc cả gia đình cùng đưa ra quyết định lĩnh hội nghệ thuật quản lý thời gian thì kết quả sẽ đạt được nhanh hơn rất nhiều.
Những điều cấm kỵ khi lập kế hoạch thời gian của bạn
Trước khi học cách quản lý thời gian, bạn cần phân tích xem 24 giờ cần những gì. Viết nguệch ngoạc ít nhất một ngày trong ngày của bạn tính bằng giờ và phút, bạn có thể thấy rằng hầu hết tài nguyên quý giá đã bị lãng phí.
Hãy xem xét những điều cấm kỵ chính trong quản lý thời gian:
- Giấc ngủ dài … Bạn không thể đi đâu cả - bạn cần ngủ để bạn có sức lực để dành thời gian còn lại một cách hiệu quả. Giấc ngủ lành mạnh là 8 giờ. Nhưng ngủ trước khi ăn trưa là một cách quản lý thời gian không khôn ngoan.
- Cuộc trò chuyện qua điện thoại … Điện thoại vừa tiết kiệm vừa không tốn thời gian của bạn. Một mặt, thông tin có thể được nhận hoặc truyền đi nhanh hơn. Nhưng mặt khác, những lời nói suông đôi khi lấy đi phần lớn thời gian trong ngày.
- Xem TV và chơi trò chơi … Tất nhiên, bạn cần phải nghỉ ngơi, và mọi người đều hiểu nghĩa của từ này theo cách riêng của họ. Nhưng xem loạt phim tiếp theo hoặc một "game bắn súng" mới sẽ không thể sạc với sức mạnh mới, cũng như không hữu ích.
- Những thói quen xấu … Những người có thói quen không lành mạnh như hút thuốc lá thường mất nhiều thời gian trong ngày để nghỉ hút thuốc. Có vẻ như uống một tách cà phê hoặc hút thuốc chỉ mất 2-3 phút, nhưng một ngày của chúng ta chỉ bao gồm những phút này.
Mọi người có thể tìm thêm một vài điểm trong thói quen của mình, nơi họ dành thời gian và cố gắng loại bỏ chúng khỏi cuộc sống của họ, hoặc ít nhất là giảm bớt chúng. Một người càng sớm hiểu được điều này, thì người đó càng sớm học cách trân trọng và sử dụng thời gian của mình một cách khôn ngoan.
Lời khuyên! Không cần phải tiếc nuối về khoảng thời gian đã trôi qua. Đây là một bài tập hoàn toàn vô ích, vì nó sẽ không quay trở lại. Tốt hơn hết là bạn nên rút kinh nghiệm từ bây giờ không để sự lãng phí vô ích của nó.
Đặc điểm của quản lý thời gian giảng dạy
Có nhiều kỹ thuật khác nhau dạy những điều cơ bản về quản lý thời gian. Rất nhiều thông tin chuyên đề về vấn đề này có thể được tìm thấy trên Internet. Nhưng sẽ tốt hơn khi một chuyên gia sẽ chia sẻ những bí mật với bạn. Nhu cầu nghiên cứu vấn đề này tăng lên tạo ra nguồn cung. Và ngày nay ở nước ta, sách báo được in với số lượng lớn và nhiều khóa đào tạo về quản lý thời gian được tổ chức.
Đào tạo là một trong những phương pháp giảng dạy cho phép bạn có được kiến thức, kỹ năng và khả năng cần thiết thông qua đào tạo thực tế trực tiếp. Ưu điểm rất lớn của nó là sinh viên không chỉ nhận thức được bất kỳ thông tin nào đã nêu mà có thể áp dụng ngay những kiến thức thu được vào thực tế. Có giao tiếp trực tiếp với huấn luyện viên và với một nhóm những người cùng chí hướng.
Mặc dù thực tế là các nguyên tắc cơ bản của quản lý thời gian là giống nhau, các khóa đào tạo có thể được cấu trúc theo những cách khác nhau. Mỗi huấn luyện viên tự xác định cách truyền đạt kinh nghiệm của mình cho khán giả được huấn luyện sẽ dễ dàng hơn. Các lớp quản lý thời gian đưa ra một số quy tắc hoặc hoạt động cần tuân theo để giúp phát triển khả năng quản lý thời gian.
Nhưng bạn cần hiểu rằng bản thân chuyến đi đến khóa đào tạo, ngay cả khi nó được thực hiện bởi một chuyên gia có trình độ cao, nếu không có nỗ lực từ phía họ sẽ vô ích. Lập kế hoạch, phân chia các kế hoạch thành quan trọng và không quá quan trọng, khẩn cấp và trì hoãn - tất cả điều này sẽ phải được thực hiện một mình bạn.
Một cách khác dễ tiếp cận hơn để lấy thông tin về cách quản lý cuộc sống và thời gian là tài liệu chuyên ngành. Nhiều cuốn sách đã được viết về chủ đề này của các tác giả trong và ngoài nước. Nhiều người trong số họ là giảng viên chính, vì vậy bạn có thể tự làm quen với tài liệu trước khi tham gia khóa đào tạo liên quan. Ưu điểm của sách so với đợt tập huấn là giá thành rẻ hơn, khả năng đọc lúc nào thuận tiện và đọc lại, ghi chú.
Những cuốn sách nổi tiếng trong năm 2016 cho bạn biết cách quản lý thời gian hiệu quả là:
- "Nồng độ tối đa". Viết bởi Lucy Joe Palladino;
- "Một cách dễ dàng để ngừng trì hoãn." Viết bởi Neil Fiore;
- "Nàng thơ và quái vật". Viết bởi Yana Frank;
- "Chủ nghĩa thực chất". Viết bởi Greg McKeon;
- "Làm thế nào để sắp xếp mọi thứ theo thứ tự." Do David Allen viết kịch bản;
- Thời gian lái xe. Tác giả Gleb Arkhangelsky;
- “365 ngày của một người sáng tạo. Nhật ký ". Viết bởi Yana Frank;
- "Năm tốt lành. Marketer hàng tuần”. Đăng bởi Igor Mann;
- “Làm thế nào để làm việc 4 giờ một tuần”. Do Tim Ferris viết kịch bản;
- "Nghệ thuật Giữ gìn". Do Alan Lacaine viết kịch bản.
Các quy tắc cơ bản để quản lý thời gian hiệu quả
Nếu một người đi bước đầu tiên, nhìn thấy vấn đề lập kế hoạch thời gian không phù hợp của mình và muốn giải quyết nó trong tương lai gần, thì cần phải hiểu một số bí quyết quản lý thời gian. Các nguyên tắc sau đây sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý thời gian hợp lý.
Loại bỏ "trường hợp-ký sinh trùng"
Thách thức là phân tích ngày của bạn, lên lịch càng chi tiết càng tốt. Nó là cần thiết để viết ra không chỉ những việc làm hữu ích đã được hoàn thành. Điều này cũng nên bao gồm thư giãn, giao tiếp và các hoạt động khác. Bây giờ bạn cần phải đánh dấu những điểm có thể tiết kiệm thời gian mà không có bất kỳ thiệt hại nào. Đây là những “vụ ký sinh” cướp đi những phút giây quý giá. Để loại trừ tất cả các hoạt động vô ích, bạn cần phân tích nhiều hơn một ngày của mình, nhưng kết quả sẽ không lâu sau đó. Dành một tuần cho danh sách việc cần làm có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều trong tương lai bằng cách cắt bỏ những thứ không cần thiết khỏi lịch trình của bạn.
Lập lịch trình
Bằng cách loại bỏ "trường hợp ký sinh trùng" khỏi lịch trình của mình, bạn có thể bắt đầu lập kế hoạch thời gian hợp lý. Những người thành công thường xuyên lập kế hoạch thời gian của họ, do đó tăng năng suất của các hoạt động của họ.
Việc lập kế hoạch không nên được thực hiện trong đầu bạn mà phải thực hiện trên giấy. Không quan trọng đó là một cuốn nhật ký đóng bìa da hay một tờ giấy đơn giản. Cần phải viết các trường hợp theo thứ tự mức độ quan trọng của chúng. Nếu một nhiệm vụ mới phát sinh trong ngày, nó cũng nên được ghi vào kế hoạch của bạn, có tính đến mức độ ưu tiên so với kế hoạch trước đó. Các trường hợp đã hoàn thành nên được xóa khỏi danh sách. Nó mang lại sức mạnh và kích thích hoạt động hiệu quả.
Lập kế hoạch nên từ nhiều hơn đến ít hơn. Từ những kế hoạch trong năm, hãy chuyển sang những kế hoạch cho mỗi ngày một cách suôn sẻ. Thời hạn cụ thể nên được đặt ra cho từng nhiệm vụ.
Trong các khóa đào tạo về quản lý thời gian, các huấn luyện viên thường khuyên bạn nên vẽ một cái cây như hiện thân của mục tiêu lớn chính. Các nhánh mở rộng từ nó là những nhiệm vụ nhỏ cần được giải quyết trên con đường đạt được nó. Mỗi nhánh có thể phân nhánh nhiều lần cho đến khi các nhiệm vụ được chia thành những cái nhỏ, rõ ràng và dễ hiểu. Tất nhiên, việc vẽ cây khi lập kế hoạch cho mỗi ngày là không cần thiết, nhưng việc hình dung ra kế hoạch của bạn là điều đáng giá. Có một quy tắc 10/90 trong quản lý thời gian. Nó được diễn giải như sau: 10% thời gian bạn dành để lập lịch cho một công việc sẽ tiết kiệm 90% thời gian cần thiết để hoàn thành nó.
Xây dựng ý chí
Học cách lập kế hoạch thời gian hợp lý là chưa đủ. Nó là cần thiết để thực hiện theo kế hoạch đã vạch ra. Nhưng nó thường xảy ra vào buổi sáng bạn thức dậy với một cái đầu đau và không muốn tập thể dục; đi làm về mệt mỏi và không đi học; bộ phim yêu thích của bạn có trên TV và bạn đã lên lịch lại cuộc hẹn. Tổ chức một ngày của bạn bắt đầu bằng việc tổ chức bản thân. Nếu lúc đầu khó hy sinh xem chương trình yêu thích, bạn có thể xem nó bằng cách đặt TV vào bếp và nấu bữa tối vào lúc này. Nếu không muốn chạy theo kế hoạch vào buổi sáng trời mưa phùn, bạn có thể mang theo máy nghe nhạc và tâm trạng của bạn sẽ phấn chấn hơn. Không cần thiết phải từ bỏ các trường hợp đã lên kế hoạch, điều đáng để tìm kiếm một sự thỏa hiệp và hoàn thành chúng một cách vui vẻ.
Ưu tiên
Phần khó nhất của nghệ thuật quản lý thời gian của bạn là sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách chính xác, làm nổi bật mục tiêu chính và mục tiêu phụ. Điều này cho phép bạn sắp xếp chính xác các nhiệm vụ trong danh sách.
Khi đã xác định được các nhiệm vụ chính, cần phân tích xem nếu hoàn thành hoặc không hoàn thành đúng thời hạn sẽ xảy ra hậu quả gì. Nếu bạn làm nổi bật việc chính, thì bạn có thể thấy rằng việc vi phạm thời hạn thực hiện nhiệm vụ chính sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng.
Những việc khó và quan trọng nhất tốt nhất nên thực hiện vào buổi sáng. Trong những giờ này não được nghỉ ngơi, ý thức minh mẫn, tập trung tối đa sự chú ý. Có những tình huống khi dự định hoàn thành một công việc ít hơn thời gian thực sự dành cho những lý do ngoài tầm kiểm soát của một người. Do đó, nếu bạn lên kế hoạch cho những việc quan trọng vào buổi chiều, chúng có thể không được thực hiện kịp thời, dẫn đến hậu quả nghiêm trọng sẽ xảy ra.
Tất cả các trường hợp có thể được chia thành bốn nhóm: khẩn cấp và quan trọng; quan trọng nhưng không khẩn cấp; khẩn cấp nhưng không quan trọng; không khẩn cấp và không quan trọng lắm. Bạn nên nhập mọi thứ vào nhật ký của mình theo thứ tự sau:
- quan trọng và khẩn cấp;
- khẩn cấp nhưng ít quan trọng hơn;
- quan trọng nhưng không khẩn cấp;
- khác.
Theo một trong những quy tắc quản lý thời gian (quy tắc Pareto 20/80), việc sắp xếp thứ tự ưu tiên đúng có thể tiết kiệm đến 80% tài nguyên. Nó được xây dựng như sau: 20% các hoạt động chi cho các nhiệm vụ chính, mang lại 80% hiệu quả; đến lượt mình, 80% hoạt động dành cho việc thực hiện các nhiệm vụ không đáng kể sẽ chỉ mang lại 20% kết quả. Điều này một lần nữa cho thấy rằng cần phải có khả năng làm nổi bật những điều quan trọng và loại bỏ những điều không cần thiết.
Xác định các điều khoản công việc
Để phát triển khả năng quản lý thời gian, bạn cần đặt ra thời hạn rõ ràng cho từng nhiệm vụ. Nếu không, nó có thể bị hoãn vô thời hạn. Có thời hạn hoàn thành nhiệm vụ cụ thể, một người phấn đấu để kịp thời gian. Điều này được chứng minh bằng năng suất của học viên tăng lên vào ngày trước buổi học, ví dụ này thường được đưa ra trong các buổi đào tạo. Đôi khi rất hữu ích nếu bạn tự đặt ra những thời hạn như vậy để tập trung tối đa vào việc hoàn thành nhiệm vụ, để huy động mọi tiềm năng của bạn. Đừng lạm dụng các thử nghiệm có thời hạn. Điều này có thể dẫn đến hoạt động quá sức, mất sức và các hậu quả tiêu cực khác. Đổi lại, thực hiện công việc như ý sẽ giúp tiết kiệm không chỉ thời gian mà còn tiết kiệm năng lượng. Nếu tất cả những khó khăn nhỏ nảy sinh trên đường đến mục tiêu chính đều được giải quyết ngay khi chúng đến, thì chúng không có thời gian để biến thành một quả cầu tuyết với những vấn đề không thể tan biến. Nếu tất cả các nhiệm vụ đã được hoàn thành, nhưng sức lực và thời gian cho phép bạn đương đầu với nhiệm vụ bổ sung, thì không cần phải trì hoãn nó. Đã hoàn thành nhiệm vụ ngày hôm nay, dự kiến cho ngày mai, một người chắc chắn rằng anh ta sẽ có thời gian để hoàn thành tất cả các hoạt động đã lên kế hoạch cho ngày hôm sau. Bạn không nên trì hoãn việc hoàn thành các trường hợp bắt đầu từ hôm nay và không hoàn thành trong thời hạn đã đặt ra cho bản thân. Bất kỳ nhiệm vụ nào cũng được giải quyết nhanh hơn, miễn là bạn tập trung vào nó. Bằng cách trì hoãn việc hoàn thành công việc cho đến ngày mai, một người buộc bản thân phải điều chỉnh lại và tập trung vào nó, và điều này rất tốn thời gian.
Ủy quyền và tự động hóa
Không cần phải sợ sự giúp đỡ. Hơn nữa, nếu có cơ hội để giao việc thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào cho người khác, nó phải được sử dụng. Không phải lúc nào bạn cũng có thể đạt được kết quả tốt. Sẽ có lợi hơn nếu dành thời gian dạy người khác một nhiệm vụ nhất định một lần, hơn là liên tục tự làm. Đặc biệt là nếu nó không được bao gồm trong danh mục của những người chính. Do đó, thời gian giải phóng có thể được dành cho các nhiệm vụ quan trọng hơn.
Tự động hóa các quy trình nhất định đóng một vai trò quan trọng không kém trong quá trình quản lý thời gian hiệu quả: tự động phân loại thông báo qua email, thanh toán thường xuyên tự động, v.v. Bất cứ điều gì có thể hoạt động mà không cần sự tham gia của bạn sẽ tiết kiệm thêm thời gian.
Nghỉ ngơi đầy đủ
Bạn cần lên kế hoạch không chỉ cho thời gian làm việc mà còn cả thời gian nghỉ ngơi. Hơn nữa, nhiều chuyên gia khuyên bạn nên bắt đầu từ thời điểm này để bắt đầu điền vào nhật ký của mình. Nếu không có chế độ nghỉ ngơi hợp lý, một người không thể làm việc hiệu quả, vì vậy không được quên yếu tố thành công này.
Một số người, cố gắng có mặt trong thời gian nhiều nhất có thể, cố tình từ chối mọi thú vui của bản thân, cố gắng dành từng phút cho công việc kinh doanh. Kết quả là, năng suất làm việc giảm xuống vì một người mệt mỏi không thể tập trung và đưa ra quyết định nhanh chóng và sáng suốt.
Phần còn lại nên được hoàn thành. Khi dành thời gian cho gia đình hoặc bạn bè, bạn cần tận hưởng sự giao tiếp và không nghĩ đến các kế hoạch kinh doanh mới hoặc kế hoạch gặp gỡ đối tác trong đầu. Và điều này sẽ không giúp ích gì cho chính nghĩa, và nó sẽ gây bất mãn cho những người thân cận. Cách quản lý thời gian - xem video:
Khả năng quản lý thời gian của bạn cho phép một người thành công và hạnh phúc. Vì vậy, sẽ không thừa khi lĩnh hội nghệ thuật này không chỉ đối với người đứng đầu, mà còn là người nội trợ. Trong các nguồn khác nhau, bạn có thể đếm được một số phương pháp, kỹ thuật và quy tắc khác nhau để quản lý thời gian hiệu quả, nhưng tất cả đều có chung một nguyên tắc: lập kế hoạch và ưu tiên có thẩm quyền. Khi nắm vững những kiến thức cơ bản của môn khoa học này, mọi người sẽ có thể hình thành các quy tắc của riêng mình về cách quản lý cuộc sống và thời gian.
